Datenschutzfolgeabschätzung erstellen lassen – so geht's professionell

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen dazu, den Schutz personenbezogener Daten ernst zu nehmen und Risiken im Vorfeld zu bewerten. Ein zentrales Instrument dafür ist die Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA). Immer dann, wenn eine Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen birgt, ist eine DSFA gesetzlich vorgeschrieben. Viele Unternehmen stehen jedoch vor der Herausforderung, diese komplexe Aufgabe korrekt und rechtssicher umzusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine Datenschutzfolgeabschätzung professionell erstellen lassen und worauf es dabei ankommt.

Was ist eine Datenschutzfolgeabschätzung?

Die Datenschutzfolgeabschätzung ist ein strukturierter Prozess zur Bewertung von Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Ziel ist es, potenzielle Datenschutzrisiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Grundlage hierfür ist Artikel 35 DSGVO.

Beispiele für datenschutzkritische Vorhaben, bei denen eine DSFA erforderlich ist:

·         Einführung von Videoüberwachungssystemen

·         Verarbeitung besonders sensibler Daten wie Gesundheitsdaten

·         Profiling oder automatisierte Entscheidungsfindung

·         Scoring- oder Bonitätsprüfungsverfahren

·         Verarbeitung großer Datenmengen zu Marketingzwecken

Warum eine DSFA professionell erstellen lassen?

Viele Unternehmen verfügen nicht über die internen Ressourcen oder das notwendige Fachwissen, um eine Datenschutzfolgeabschätzung rechtssicher durchzuführen. Fehler können jedoch erhebliche Konsequenzen haben – bis hin zu Bußgeldern oder der Untersagung der Datenverarbeitung. Daher empfiehlt es sich, die DSFA von spezialisierten Datenschutzexperten durchführen oder begleiten zu lassen. Sie gewährleisten nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch eine effiziente und zielgerichtete Umsetzung. Sie möchten rechtlich auf der sicheren Seite sein? Dann sollten Sie Ihre Datenschutzfolgeabschätzung erstellen lassen.

Schritt-für-Schritt: So läuft eine professionelle Datenschutzfolgeabschätzung ab

Schritt 1: Prüfung der Notwendigkeit einer DSFA

Bevor eine DSFA durchgeführt wird, sollte geprüft werden, ob sie überhaupt erforderlich ist. Dabei hilft eine Risikobewertung der geplanten Verarbeitungsvorgänge. Kriterien können sein:

·         Art und Umfang der Daten

·         Sensibilität der Daten

·         Betroffenheit einer großen Anzahl von Personen

·         Einsatz neuer Technologien

·         Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung

Wenn ein hohes Risiko zu erwarten ist, ist eine DSFA verpflichtend.

Schritt 2: Beschreibung des Verarbeitungsvorgangs

Im nächsten Schritt wird die geplante Datenverarbeitung detailliert beschrieben. Dazu gehören:

·         Zweck der Verarbeitung

·         Art der Daten

·         Kategorien betroffener Personen

·         Empfänger oder Kategorien von Empfängern

·         Übermittlungen in Drittstaaten

·         Dauer der Speicherung

Diese Beschreibung bildet die Grundlage für die Bewertung der Risiken.

Schritt 3: Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit

Es wird geprüft, ob die Datenverarbeitung erforderlich ist und im Verhältnis zum angestrebten Zweck steht. Dabei wird auch beurteilt, ob weniger eingriffsintensive Alternativen denkbar sind.

Schritt 4: Analyse der Risiken für Betroffene

Dieser Schritt ist zentral für die DSFA. Es geht darum, mögliche Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu identifizieren und zu bewerten. Beispiele:

·         Identitätsdiebstahl

·         Diskriminierung

·         Rufschädigung

·         Verlust der Kontrolle über persönliche Daten

Die Risiken werden anhand ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Auswirkungen eingeschätzt.

Schritt 5: Festlegung von Abhilfemaßnahmen

Auf Basis der Risikobewertung werden technische und organisatorische Maßnahmen definiert, um die Risiken zu minimieren. Dazu gehören:

·         Pseudonymisierung oder Verschlüsselung

·         Zugriffskontrollen

·         Datenschutz durch Technikgestaltung

·         Schulungen für Mitarbeitende

·         Dokumentationspflichten und Monitoring

Diese Maßnahmen müssen geeignet sein, das identifizierte Risiko auf ein akzeptables Maß zu senken.

Schritt 6: Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens (intern oder extern) muss in die DSFA einbezogen werden. Seine Stellungnahme wird dokumentiert und kann bei Rückfragen der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden.

Schritt 7: Dokumentation und Entscheidung

Die gesamte DSFA wird schriftlich dokumentiert. Auf Grundlage der Ergebnisse wird entschieden, ob mit der Datenverarbeitung begonnen werden kann oder ob vorab die zuständige Datenschutzbehörde konsultiert werden muss (Artikel 36 DSGVO).

Wann sollte eine Datenschutzfolgeabschätzung extern erstellt werden?

Eine externe DSFA ist insbesondere dann sinnvoll, wenn:

·         internes Fachwissen fehlt

·         komplexe oder neue Technologien eingesetzt werden

·         Unsicherheiten bei der Risikobewertung bestehen

·         eine rechtssichere Dokumentation gewünscht ist

·         interne Ressourcen fehlen oder überlastet sind

Externe Datenschutzexperten bringen nicht nur Fachwissen mit, sondern sorgen auch für Neutralität und Objektivität im Verfahren.

Die Datenschutzfolgeabschätzung ist ein wirksames Werkzeug zur Identifikation und Minimierung datenschutzbezogener Risiken. Unternehmen, die sich professionell begleiten lassen, profitieren von Rechtssicherheit, fundierten Bewertungen und einer soliden Dokumentation. Gerade angesichts strenger gesetzlicher Vorgaben lohnt es sich, die DSFA nicht als bürokratische Pflicht, sondern als Chance zur Verbesserung der Datenschutzprozesse zu begreifen. Wer sich hierbei auf externe Fachleute stützt, spart Zeit, reduziert Risiken und schafft Vertrauen – bei Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden gleichermaßen.

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